Sesuai panduan yang telah diberikan dalam pelaksanaan desentralisasi penelitian pelaksanaan monitoring dan evaluasi program penelitian dilaksanakan paling akhir pada bulan Agustus tiap tahunnya. Monitoring dan evaluasi ini dilaksanakan guna menjaga standar kualitas pelaksanaan penelitian. Monitoring dan evaluasi juga menjadi ajang konsultasi dan koordinasi antar sesama peneliti yang pada gilirannya dapat menjadi diskursus untuk kolaborasi, integrasi dan senergi guna mengoptimalkan nilai tambah dalam penelitian baik dari sisi proses maupun dari sisi pemanfaatan hasil penelitian. Secara formal pelaksanaan monitoring dan evaluasi ini juga menjadi prasarat bagi keberlanjutan pendanaan tahap ke dua dan juga kesinambungan penelitian pada tahun berikutnya. Beberapa perlengkapan administrasi penting yang perlu dipersiapkan oleh para peneliti adalah sebagai berikut : 

1. Dokumen Penunjang 
   • Menyiapkan Berita Acara Serah Terima Laporan Kemajuan//Tahunan/Akhir.
   • Menyiapkan Berita Acara Serah Terima Laporan Keuangan.
   • Menyiapkan Pernyataan Penyerahan Laporan.
   • Menyiapkan Borang Penilaian dengan kelengkapan data-data penelitian (Judul, Anggota Peneliti dll).
2. Laporan Kemajuan/Tahunan/Akhir Penelitian (Jilid tersendiri)
3. Laporan Penggunanaan Dana 70 % / 100% (Jilid tersendiri).
4. Log Book Penelitian (Jilid tersendiri)
5. Buku Keuangan Harian (Jilid Tersendiri)
6. Dokumen tersebut dapat dibuat dengan mengedit file yang telah disediakan dilengkapi dengan data penelitian dan dihilangkan keterangan contohnya kemudian diserahkan ke lemlitbang.

Guna mempersiapkan dokumen dalam penyusunan laporan kemajuan penelitian yang terangkum dalam program desentralisasi penelitian, para peneliti dapat mengunduh beberapa contoh dokumen pada tautan berikut :

1. * DOKUMEN UNTUK LAPORAN KEMAJUAN PENELITIAN HIBAH BERSAING
2. * DOKUMEN UNTUK LAPORAN KEMAJUAN PENELITIAN FUNDAMENTAL
3. * DOKUMEN UNTUK LAPORAN KEMAJUAN PENELITIAN DISERTASI DOKTOR.
4. * DOKUMEN UNTUK LAPORAN PENELITIAN UNGGULAN PERGURUAN TINGGI menyesuaikan dengan dokumen penelitian sekema yang lain dengan mengedit skema penelitiannya menjadi penelitian unggulan PT.